Combinar correspondencia en Microsoft Word, te ahorrará muchísimo tiempo en el trabajo. Hacer correspondencia consiste en unir una carta.
Previamente realizada con una tabla donde contiene a todos los usuarios a los que será remitida dicha carta, y esta forma la carta quedará personalizada.
Otro método para la correspondencia es, mediante las etiquetas, para luego ser pegadas en las carpetas o sobres. Y así evitar escribir a mano en cada sobre o carpeta.
Y el último método es, fabricar sobres o carpetas que ya tengan plasmados los datos del destinatario (igualmente del remitente). Esta opción queda mucho mejor, que pegar etiquetas postales.
Crear cartas de forma masiva o enviar un mailing
Cuando nos referimos a las cartas, en combinar correspondencia en Microsoft Word, tenemos que iniciar desde la base, donde se necesitan 2 y 3 programas. Conforme a lo que vaya a crear.
Programas necesarios para combinar correspondencia
- Word: ya que es la aplicación donde se va a redactar el email tipo plantilla o la carta.
- Excel u otros tipos de BBDD: será el lugar donde estarán guardados los datos informativos de los usuarios. Es decir, las personas que recibirán el email o carta.
- Outlook o Gmail: debido a que se necesitará un programa que permita enviar las cartas a los correos electrónicos a los destinatarios.
Pasos para hacer correspondencia en Microsoft Word
Tomando como ejemplo, la elaboración de una carta. Y sabiendo los programas que se necesitan, nos dirigimos a los pasos:
Lo primero que se debe realizar es, elaborar una lista. Con todos los futuros destinatarios, y cerrarla
Una vez que la lista de destinatarios esté completamente realizada y cerrada (si no se cierra la lista, en el programa de Excel, no funcionará más adelante).
Procedemos a redactar la carta en Microsoft Word, con un solo texto común. Es decir, la información que se va a suministrar a todos destinatarios, de manera igualitaria.
Cuando el escrito con la información esté realizado, se procede a hacer la “combinación de correspondencia”.
Para hacerlos, debe dirigirse al menú, la opción que tiene por nombre “COMBINACION DE CORRESPONDENCIA” y seleccionar en “INICIAR COMBINACIONES DE CORRESPONDENCIA”. Finalmente elegir “CARTAS”.
Luego se procede a escoger destinatarios, usando la lista previamente realizada, en el programa de Excel.
Editar destinatarios. Es una opción si consigue algún contenido duplicado, o si desea quitar a alguien de la lista.
Para modificar esta acción, recomendamos hacerlo desde el programa donde se originó la lista. Es decir, Excel, lo que será más intuitivo y fácil.
El siguiente procedimiento es pulsar en “INSERTAR CAMPOS COMBINADOS”. Quiere decir, se ubicará donde quieres que vayan los campos de columnas que ya tienen en Excel (nombres, apellidos…) e insertar los campos cuantas veces requiera.
Sugerimos echar un vistazo al trabajo que ya ha venido realizando. Y verificar cómo quedaron las listas.
El último procedimiento es “FINALIZAR y COMBINAR”. En esta sección usted puede enviar por email la correspondencia. Una vez que presione “ACEPTAR” todos los emails serán enviados personalizados.
