En el mundo de los negocios es muy común el uso de las denominadas cotizaciones. Este es un documento que permite a un proveedor presentar ante el usuario o consumidor los términos e información financiera del producto o servicio ofrecido. Una vez las dos partes aprueban lo establecido en la cotización, el negocio es cerrado y la misma puede modificarse para luego pasar a ser factura. Ésta reflejará lo que el usuario deberá pagar por adquirir dicho producto o servicio, incluyendo en el pago los impuestos de ley (IVA).
Existen muchas formas de hacer una cotización, una de las más usadas es utilizar la herramienta ofimática Microsoft Excel. Esta herramienta con sus hojas de cálculo permite crear cotizaciones de una forma sencilla y ordenada. Si te interesa saber cómo hacer una cotización en Excel, en este post te decimos como.
Datos generales de una cotización
Una cotización tiene como objetivo mostrar información vital sobre un producto o servicio que se intenta ofrecer al usuario. Generalmente este documento de negocios es realizado por los agentes de compra-venta y debe contar con la información del pedido solicitado por el cliente. Es importante la total parcialidad y transparencia en el documento, ya que del mismo depende si el cliente adquiere el producto o no.
Entre los datos que debe contener una cotización se encuentran los siguientes:
- Información de la empresa: Nombre, logo, información fiscal.
- Información del cliente: Nombre, apellido, dirección.
- Contacto: Teléfonos, email, ciudad.
- Información de productos: Código, descripción, cantidad, valor unitario.
- Tasa de descuentos: Esto en caso de haber promociones o descuentos.
Las cotizaciones por lo general suelen ser válidas por un lapso de tiempo. Una vez vencido este plazo, los precios contemplados en la cotización deben ser actualizados. Este es un mecanismo que le permite a las empresas protegerse del constante cambio de precios dictado por la ley de la oferta y la demanda.
Es importante resaltar que una cotización no debe confundirse con una factura, debido a que una cotización es simplemente una propuesta de venta que no tiene datos fiscales. Por otra parte una factura aunque contiene prácticamente la misma información que una cotización; también contiene el monto del impuesto generado por la compra. He allí donde radica la diferencia entre ambos.
Hacer una cotización con plantillas Excel
La manera más fácil y rápida para hacer una cotización es utilizar una plantilla previamente diseñada. Esta es la opción más factible si no tienes experiencia trabajando en Excel. La mayoría de las veces las empresas tienen un modelo de plantilla propio para la elaboración de sus cotizaciones. Para hacer una cotización, lo primero es tener la plantilla Excel. De no ser así, puedes hallarlas muy fácilmente buscando en internet. A manera de facilitarte esta tarea, hemos dispuesto para ti al final de este post un par de enlaces de descarga para plantillas de cotización de Excel.
Ya con la plantilla en mano, debes disponerte a llenarla. Lo primero que deberás colocar es el nombre de la empresa, el cual debe ir dispuesto en el encabezado. Adicional puedes agregar su logo o una imagen que la represente. A continuación deberás indicar información como CIF, fecha, ciudad, nombre del cliente, teléfono, correo electrónico, descuento y el tipo de pago. Posteriormente debes llenar el cuadro que contendrá la información detallada de los productos o servicio. En este espacio debes colocar el código, la descripción, cantidad, precio unitario, además del valor total.
