BALANCE GENERAL
El Balance General, también denominado, Estado de Situación Financiera, es un Estado Financiero que tiene por objetivo mostrar la situación financiera de la empresa para un momento determinado. Muestra un resumen de los activos, pasivos y el capital contraído por la empresa. De esta manera, este informe se estructura en dos partes: el encabezado y el contenido financiero.
En este sentido, el balance general es muy importante para cualquier institución dado que con ello se puede hacer un análisis de la situación actual. También, se pueden tomar decisiones que sean favorables para la institución. A demás, con estos informes se pueden conservar registros con los que se pueden hacer análisis comparativos de años atrás con la actualidad.
ENCABEZADO
El encabezado es aquella parte del informe que contiene la información de la empresa. Éstos son: el nombre de la empresa, el nombre del estado financiero (en este caso, “Estado de Situación Financiera”), el período que cubre, y la moneda en la que se presenta, que siempre debe ser la de curso legal en el país. En este sentido, para construir el encabezado en Excel, en primer lugar, se deben ubicar las celdas sobre las cuales se quiere trabajar. En segundo lugar se escribe uno por uno los datos que incluyen el encabezado como se dijo anteriormente.
CONTENIDO FINANCIERO
El contenido financiero de un balance general consta de 3 partes: Activos, Pasivos y Capital. Los Activos corresponden a la liquidez que haya dentro de la empresa. Los Pasivos son todas aquellas deudas y obligaciones contraídas por la empresa y que se deberán pagar en un corto o largo plazo. Así, el Capital o Patrimonio nos muestra la última parte del Balance General, el cual está integrado por el dinero que proporcionan los dueños del negocio al inicio de las operaciones, las ganancias retenidas, pérdidas acumuladas, entre otro tipo de superávit.
Activos
Los activos se dividen en 2: Activos Circulantes o Corrientes y Activos No Circulantes o No Corrientes. Los Activos Circulantes o Corrientes son todos los bienes que tiene una empresa, y de los que puede disponer en menos de un año. En cambio, Los Activos No Circulantes o No Corrientes son por lo general aquellas inversiones o propiedades de las que no se percibe liquidez inmediata sino hasta después de por lo menos un año.
Existen muchas cuentas de activos que engloban este renglón. Entre los Activos Circulantes o Corrientes están: Caja, Banco, Cuentas por Cobrar, Retenciones por cobrar, Impuestos pagados por anticipado, Inventario de Mercancía, entre otras. Entre los Activos No Circulantes o No Corrientes están las cuentas de: Inversiones, Propiedad, planta y equipo, entre otras.
Para construir la sección de los activos, sólo hay que escribir en cada celda de Excel, la cuenta de Activo en la que hemos incurrido. Al lado de cada cuenta colocamos los montos y calculamos. En el caso de Activos Corrientes se suman todos los montos, lo cual nos da el “Total Activos Corrientes”, y en el caso de los Activos No Corrientes se restaría a la Propiedad, planta y equipo su depreciación (Ver fórmula más abajo). Para finalizar, se suman “Activos Corrientes” y “No Corrientes” lo cual nos da el total de los “Activos”.
Fórmula Depreciación Activo
Depreciación = Costo del activo – Valor residual / Vida útil.
Pasivos
Los pasivos también se dividen en 2: Pasivos Circulantes o Corrientes o Pasivos No Circulantes o No Corrientes. Los Pasivos Circulantes o Corrientes, son todas aquellas deudas u obligaciones que tiene la empresa y que deberá pagar a corto plazo, es decir, en menos de un año. Por otro lado los Pasivos No Circulantes o No Corrientes son todas aquellas deudas contraídas con terceros cuya fecha de vencimiento es mayor a un año.
Ejemplo de Pasivos Circulantes o Corrientes pueden ser: Cuentas por pagar, Efectos por pagar, Comisiones por pagar, Servicios por pagar, Intereses por pagar, ISLR por pagar, Impuesto Municipal por pagar, entre otras. Generalmente estas cuentas se caracterizan porque siempre están en rotación dentro de la empresa. Entre los Pasivos No Circulantes o No Corrientes están las Hipotecas por pagar, documentos por pagar a largo plazo, los créditos bancarios a largo plazo, las cuentas por pagar a los accionistas, entre otras.
Para construir en Excel la parte de los pasivos, se debe escribir primero en cada celda las cuentas o deudas en las que hayamos incurrido. Segundo, se separa y coloca cada cuenta donde vaya, ya sea en los Pasivos Corrientes o en los Pasivos No Corrientes, y al lado se coloca el monto de la obligación. Tercero, se suma por separado las cuentas de “Pasivos Corrientes” y “Pasivos No Corrientes”. Para luego obtener la sumatoria total de los “Pasivos”.
Capital
El Capital o Patrimonio, generalmente está compuesto por algunas cuentas que se mencionaron anteriormente. Principalmente por la cuenta de aporte de los socios, algunas utilidades o pérdidas que estén acumuladas, entre otras. El Capital también se puede definir como el resultado de todos los Activos menos todos los Pasivos de la empresa, esto haciendo referencia a la ecuación Contable: Activo = Pasivo + Capital.
Para calcular esta sección del Estado de Situación Financiera todo depende si hay utilidad o si hay pérdida en el Resultado del Ejercicio. Si hay utilidad, el Capital Social se suma con el Resultado del Ejercicio y daría el “Total Capital o Patrimonio”, pero si hay pérdida, al Capital Social se le resta el Resultado del Ejercicio, y daría el “Total Capital o Patrimonio”. Así para obtener el “Total Pasivo y Patrimonio”, sólo se suma el “Total Pasivos” y el “Total Patrimonio”.
Para saber si nuestro Estado Financiero está correcto solo tenemos que hacer caso a la Ecuación Patrimonial, Activo = Pasivo + Capital o Patrimonio. En ese caso, sumaremos el “Total Pasivos” más el “Total Capital o Patrimonio”. Si el “total Pasivos más Capital o Patrimonio” es igual al “Total Activos”, entonces nuestro informe contable está correcto, pero si los montos no son iguales, entonces hay algo que está mal, tal vez alguna cuenta o monto que no colocamos, e inclusive una cuenta o monto que colocamos demás.
