Los oficios son documentos protocolares utilizados para emitir una información a una institución, ya sea un ente público, un colegio u otra unidad educativa. En este formato, se pueden escribir varios planteamientos con el fin de notificar o recibir una respuesta para solventar un problema. También se pueden escribir recomendaciones, invitaciones, acuerdos, agradecimientos y otra información, pero todo bajo una estructura formal.
Microsoft Word es la plataforma por excelencia en la que realizar un oficio. Hacerlo es muy sencillo, pero antes, te suministraré más información sobre este tipo de carta para que no cometas error alguno al hacerla.
Tipos de oficio
Dentro de la clasificación, se encuentran 4 tipos de oficio:
Simple
Este se dirige a un particular, puede ser un profesor, empleado público o una autoridad.
De transcripción
Se emplea para notificar sobre resoluciones o decisiones tomadas sobre un oficio anterior. Se conforma principalmente de citas y el texto se escribe desde la cita más relevante hasta la de menor impacto.
Múltiple
Se dirige a varios particulares, ya sean empleados con subcargos o jefes del mismo rango del remitente. Se utiliza para remitir una información de relevancia dentro del equipo administrativo, con el objetivo de acelerar los procesos jurídicos, judiciales o de otra índole.
De petición
Como bien reza su nombre, se emplea para hacer solicitud a una empresa u organización sobre algunos servicios o materiales que requiere una institución.
Cómo escribir un oficio paso a paso en Word
Antes de empezar a escribir el oficio, establece una fuente legible y con un tamaño cómodo para leer. Puedes utilizar Times New Roman en tamaño 11 u 12.
- Primero, vamos a definir un membrete para el oficio. En este puedes colocar diversos logos o sellos, dependiendo de la institución que enviará el oficio y los ministerios a los que pertenece. Más abajo, se escribe el asunto a tratar.
- Escribimos la fecha y lugar. Al lado izquierdo del folio, escribir el destinatario, ya sea un particular o un ente. Incluimos la dirección.
- Narra de manera concisa y puntual la situación que quieres tratar. Procura que esta no sea tan extensa y en caso tal, limítate a la problemática o información relevante. Si es una solicitud, detalla algunos de los servicios que necesitarás y para qué fecha.
- Una vez termines el asunto y el texto, incorpora, por formalidad, una despedida.
- Finaliza escribiendo tu nombre o la oficina que lo emite. Puedes insertar un cuadro de texto para identificar el espacio en el que irá la firma de la autoridad.
- si anexarás otros documentos con el oficio.
Para que te sea más sencillo y rápido escribir tu carta, puedes valerte de algunas plantillas que se encuentran en internet. En este caso, solo tendrás que descargar la plantilla, abrirla, editar todos los datos personales y el texto narrador de la información. Esta te servirá como guía para escribir el texto con la cantidad de palabras adecuada.