Una base de datos es una de las herramientas más valiosas con las que podrá contar una empresa. Desde siempre lo ha sido, pero con la transformación digital que ahora se vive, este tipo de herramientas han duplicado su valor y cada vez cumplen un papel más importante dentro del ámbito empresarial.
Actualmente, la lista de emails -como también se les llama a una base de datos- son herramientas realmente aprovechables en realización de campañas segmentadas de email marketing o campañas de marketing en redes sociales. Ya que pueden reunir toda la información de una audiencia –clientes- necesaria para ejecutar tales acciones.
¿Todavía no sabes cómo hacer una base de datos en Excel? Descuida, vamos a enseñarte paso a paso cómo puedes aprovechar de todas las funcionalidades de Excel para hacer tu propia base de datos para tu empresa o negocio.
¿Por qué hacer una Base de datos en Excel?
Si bien es cierto que existen distintas herramientas en donde podemos realizar una base de datos, Excel es de lejos una de las utilizadas pese a la subestimación de muchos sectores. Este programa en verdad es bastante práctico para realizar tareas como facturas, presupuestos, formularios y también bases de datos.
Excel permite filtrar datos y/o formar grupos de elementos con características comunes, lo que es perfecto para lo que queremos. Por otro lado, Excel también es una excelente herramienta de cálculo. De manera que si sabemos sacarle provecho, puede resultarnos sumamente útil.
¡Creando nuestra base de datos en Excel!
Antes de comenzar con los pasos para hacer una base de datos en Excel, conviene subrayar la importancia de antes haber realizado una buena obtención de datos a través de diferentes canales. (Encuestas a nuestros clientes, tarjetas de fidelización, acciones en redes sociales… etc)
Resulta sumamente importante hacer un buen trabajo de investigación para que nuestra base de datos cumpla con sus objetivos. Además esto te ayudará a que el trabajo de creación en Excel sea más rápido, ya que teniendo claro las categorías y los datos que deseas integrar en ella podrás agilizar su creación.
Si ya te has asegurado de haber recolectado toda la información que crees necesaria, ahora si estarás listo para ir a Excel y comenzar la construcción de tu base de datos.
Paso 1. La tabla
Con toda la información recopilada para la realización de tu base de datos en un borrador aparte, es el momento de ir a Excel para construir una tabla que incluirá de forma ordenada todos los datos adquiridos de tu cliente.
Para esto ve seleccionado y desplazando tu mouse por la cantidad de casillas que vas a necesitar para la construcción de tu tabla.
Paso 2. Las categorías
Una vez tengas las casillas seleccionadas, en la primera fila de tu tabla ubican las diferentes categorías que hayas definido que compondrán tu base datos. Para enumerarlas, solo debes ir desplazando de izquierda a derecha cada categoría que anexes. Con esto conseguirás que cada columna de tu tabla pertenezca a una categoría en específico. Las cuales pueden ser: Nombre, correo electrónico, número telefónico, etc.
La construcción de una base de datos normalmente se comienza identificando el género del cliente, que suele hacerse con una identificación formal como Señor o Señora. Seguidamente las categorías apellido, nombre y dirección. La dirección se suele dividir en diferentes columnas para más especificación, como: código, ciudad, calle.
Puedes añadir más o menos categorías, dependiendo de los datos que hayas obtenido y también del perfil de tus clientes. Por ejemplo, si son profesionales, agregar alguna categoría que defina el oficio que ejercen. Si son estudiantes, una categoría con la carrera que cursan. Todo lo que sea de interés y beneficio para tus objetivos.
Paso 3. Integración de los datos
Una vez hayas construido tu tabla e incorporado todas las categorías en las columnas, el siguiente paso es la integración de los datos en cada renglón. Para esto ve introduciendo el nombre y los datos de tus clientes en cada fila, atendiendo la relación con la columna.
Harás esto hasta vaciar toda la información que tengas sobre tus clientes y completar todos los renglones que incorporan tu base de datos. Así, estos 3 serían básicamente los pasos para la construcción de tu base de datos en Excel, restará guardar el archivo en tu disco duro y listo.
Te recomendamos que antes de guardar realices un chequeo por todas las columnas, categorías y datos dispuestos en tu tabla de manera que todo esté correcto. En tal caso podrás volver a editarla, pero nada mejor que hacer un buen trabajo y evitarnos retrasos acomodando detalles.
¿Cómo actualizar una base de datos en Excel?
Suponiendo y esperando que todo marche de maravillas en tu empresa, tu clientela por supuesto crecerá, entonces necesitarás dedicar tiempo para actualizar tu tabla de base de datos. Descuida, que con lo inteligente que es Excel esta es una acción que no te quitará demasiado tiempo.
Si la actualización es para añadir nuevos clientes, podrás hacerlo añadiendo una nueva fila a tu tabla e incorporar sus datos al final de la misma. Como te decimos, Excel sabe muy bien cómo hacer su trabajo y añadirá la nueva columna a la base de datos de manera automática.
Una manera más rápida e incluso segura de añadir una nueva ficha rápida que incluya todas las características a vaciar, es utilizando la función “formulario”. Súper útil sobre todo cuando nuestra tabla ya contiene demasiadas entradas, además el margen de error en la creación de las mismas disminuye considerablemente.
El procedimiento para esto es igual que añadir una categoría nueva. Es decir, solo agregaras una columna extra y le colocarás la nueva característica. Por ejemplo, supongamos que luego de un tiempo te das cuenta que no has anexado la edad de tus clientes a tu tabla y que ahora parece ser un criterio bastante importante a considerar.
Solo tendrás que ir tu tabla, agregar una nueva columna entera, escribir el nombre de la nueva categoría -edad en este caso- en la primera celda de la columna, y listo. Automáticamente quedará integrada a tu base de datos.
Finalmente, te recomendamos que si no tienes una idea clara de cómo luce una base de datos, puedas ir a la web y buscar modelos o ejemplos que te sirvan de referencia para la construcción de tu empresa o negocio.
Pero recuerda que el éxito de las mismas depende en gran parte del proceso de recopilación de datos. No querrás llegar a tu Excel con las manos vacías, sin suficiente contenido que vaciar. Por eso, estudia a tus clientes, considera los datos más relevantes que te servirán y luego ¡manos a la obra.
