Como hacer una cotización en excel

En el mundo de los negocios es muy común el uso de las denominadas cotizaciones. Este es un documento que permite a un proveedor presentar ante el usuario o consumidor los términos e información financiera del producto o servicio ofrecido. Una vez las dos partes aprueban lo establecido en la cotización, el negocio es cerrado y la misma puede modificarse para luego pasar a ser factura. Ésta reflejará lo que el usuario deberá pagar por adquirir dicho producto o servicio, incluyendo en el pago los impuestos de ley (IVA).

Existen muchas formas de hacer una cotización, una de las más usadas es utilizar la herramienta ofimática Microsoft Excel. Esta herramienta con sus hojas de cálculo permite crear cotizaciones de una forma sencilla y ordenada. Si te interesa saber cómo hacer una cotización en Excel, en este post te decimos como.

Datos generales de una cotización

Una cotización tiene como objetivo mostrar información vital sobre un producto o servicio que se intenta ofrecer al usuario. Generalmente este documento de negocios es realizado por los agentes de compra-venta y debe contar con la información del pedido solicitado por el cliente. Es importante la total parcialidad y transparencia en el documento, ya que del mismo depende si el cliente adquiere el producto o no.

Entre los datos que debe contener una cotización se encuentran los siguientes:

Información de la empresa: Nombre, logo, información fiscal.
Información del cliente: Nombre, apellido, dirección.
Información de contacto: Teléfonos, email, ciudad.
Información de productos: Código, descripción, cantidad, valor unitario.
Tasa de descuentos: Esto en caso de haber promociones o descuentos.

Las cotizaciones por lo general suelen ser válidas por un lapso de tiempo. Una vez vencido este plazo, los precios contemplados en la cotización deben ser actualizados. Este es un mecanismo que le permite a las empresas protegerse del constante cambio de precios dictado por la ley de la oferta y la demanda.

Es importante resaltar que una cotización no debe confundirse con una factura, debido a que una cotización es simplemente una propuesta de venta que no tiene datos fiscales. Por otra parte una factura aunque contiene prácticamente la misma información que una cotización; también contiene el monto del impuesto generado por la compra. He allí donde radica la diferencia entre ambos.

Hacer una cotización con plantillas Excel

La manera más fácil y rápida para hacer una cotización es utilizar una plantilla previamente diseñada. Esta es la opción más factible si no tienes experiencia trabajando en Excel. La mayoría de las veces las empresas tienen un modelo de plantilla propio para la elaboración de sus cotizaciones. Para hacer una cotización, lo primero es tener la plantilla Excel. De no ser así, puedes hallarlas muy fácilmente buscando en internet. A manera de facilitarte esta tarea, hemos dispuesto para ti al final de este post un par de enlaces de descarga para plantillas de cotización de Excel.

Ya con la plantilla en mano, debes disponerte a llenarla. Lo primero que deberás colocar es el nombre de la empresa, el cual debe ir dispuesto en el encabezado. Adicional puedes agregar su logo o una imagen que la represente. A continuación deberás indicar información como CIF, fecha, ciudad, nombre del cliente, teléfono, correo electrónico, descuento y el tipo de pago. Posteriormente debes llenar el cuadro que contendrá la información detallada de los productos o servicio. En este espacio debes colocar el código, la descripción, cantidad, precio unitario, además del valor total.

Crear un formato de cotización con fórmulas Excel

Primeramente se debe realizar un formato de cotización. Esto se puede hacer en Excel siguiendo los pasos para crear una factura. Como mencionamos anteriormente una factura contiene prácticamente la misma información que una cotización, aunque esto no implica que sean iguales. En la sección explicada anteriormente se muestran las características generales de una cotización. Ejemplo de una factura:

Para llenar de forma rápida el formato, es importante que se disponga de una base de datos con los datos de los clientes y otra con los datos de los productos o servicios que serán ofertados. De esta manera al implementar las formulas e ingresar los datos claves, el formato se llenará solo con la información que queremos. Realizado lo anterior se comienza a introducir las formulas.

Formula de fecha actual: Al usar esta fórmula en el campo fecha, nos ahorramos la tarea de tener que colocarla manualmente. No obstante, será la fecha actual la que se mostrara.

Formula:

=HOY().

Información del cliente: Al pasarle el código único que identifica a cada cliente en la base de datos, automaticamente la formula añadirá al formulario de cotización los datos de dicho cliente.

Formulas:

Nombre: =SI($G$6=””,””,BUSCARV($G$6,bdclientes,2,FALSO))
Dirección: =SI($G$6=””,””,BUSCARV($G$6,bdclientes,3,FALSO))
RFC: =SI($G$6=””,””,BUSCARV($G$6,bdclientes,4,FALSO))

Nos daremos cuenta que todas las formulas son similares, y es que lo único que las hace diferentes es el tercer valor que se le pasa a la función BUSCARV. El cual indica la columna donde se encuentra el dato del cliente.

Informacion del pedido: Al igual que en los clientes podemos usar un dato clave para llamar y agregar al formulario justo la información del producto que necesitamos.

Formulas:

Descripción del producto: =SI(E12=””,””,BUSCARV(E12,bdproductos,2,FALSO))
Precio unitario: =SI(E12=””,””,BUSCARV(E12,bdproductos,3,FALSO)
Importe: =SI(B12=””,””,SI(E12=””,””,B12*W12))
Importe total: =SUMA(AA12:AD41
IVA: =AA42*0.16 (Esto en caso de ser necesario)
Monto total de coticación: =AA42+AA43

Recomendaciones a la hora de hacer una cotización

Si bien es fácil y rápido hacer la cotización de un pedido, debes saber que puedes hacerlo un poco más rápido. Algunas prácticas que puedes emplear para lograr esto es organizar bien tu información de trabajo. Haz listas de tus clientes, servicios y productos, además incluye en ellas el precio unitario de cada producto. De esta manera encontraras la información que necesitas de manera más oportuna.

Es indispensable para dar la mejor impresión al usuario o consumidor que la cotización le sea entregada dentro de las primeras 24 horas, luego de realizada la solicitud. De esta manera le harás saber que al contratar tus servicios tendrá sus pedidos de manera puntual.