En las hojas de cálculo las tablas en Excel sin duda son un elemento importante. Esto se debe a que estas tablas nos permiten organizar y visualizar los datos de forma más amena. Así mismo, cuando elaboramos nuestra tabla en Excel, podemos organizar y filtrar datos de manera sencilla. De hecho, muchas personas que utilizan las tablas de Excel, consideran que es la mejor manera de estructurar datos. Esto se debe a que Excel proporciona una vista y estilo diferente.
Por otro lado, una tabla de Excel no representa únicamente un rango de celdas con datos ordenados meticulosamente. En este sentido, una tabla de Excel es un elemento esencial que ha sido elaborado con uno de los comandos que están disponibles en Excel. Dicho comando tiene el nombre de “Tabla” y está situado en la ficha “Insertar” dentro del grupo de Tablas.
Así mismo este comando proporciona un formato especial a un rango de celdas. De igual forma inserta los filtros automáticamente sobre todas las columnas. Este comando es el encargado de convertir un rango normal de celdas en una tabla. A continuación, te proporcionaremos información importante acerca de la creación de una tabla en Excel.
Organización de los Datos
Antes de elaborar una tabla en Excel es importante que tengas en consideración algunas sugerencias. De esta manera, podrás elaborar una tabla en Excel de forma más ordenada y mejor estructurada. A continuación, te daremos algunas sugerencias:
- Se deben organizar en filas y columnas los datos
- Se debe utilizar la primera fila para los encabezados de columna, en este sentido, hablamos de una descripción breve de los datos que contiene la columna
- El mismo tipo de dato debe estar en cada una de las columnas, texto, fecha, números, moneda, entre otros
- Cada fila debe contener los detalles de un solo registro, un ejemplo de ello es un artículo o una orden de compra
- Los datos no deben comprender filas o columnas
Instrucciones para crear una Tabla en Excel
Para crear una tabla en Excel lo primero que debes hacer es seleccionar alguna de las celdas del rango de datos. Luego debes seleccionar el comando que dice Insertar-Tabla, seguidamente Excel identificará el rango que contiene los datos. En caso de que el rango que Excel identificó no coincida con tu rango de datos, deberás modificar esa referencia.
Cuando Excel localiza una fila de encabezados en los datos, automáticamente se mostrará la opción de “La tabla tiene encabezados”. Por lo tanto, en este caso tendrás que confirmar que los datos tienen una fila de encabezados. Una vez que pulses la opción de Aceptar, ya habrás elaborado tu tabla en Excel.
Ahora bien, Excel asignará un estilo de tabla predeterminado, este estilo tiene un color azul de fondo. Así mismo, los encabezados que utilizamos en las tablas de Excel cuentan con un estilo diferente, además incluyen los botones de flecha. Estos botones de flecha te ayudarán a organizar los datos o de igual forma aplicar un filtro.
Cuando elaboramos una tabla en Excel, debemos tener en cuenta que las tablas requieren siempre que la primera fila de datos sean los encabezados de columna. En caso de que no cuentes con un encabezado, se insertarán nombres generales tales como, Columna1, Columna2, Columna3.
Crea tu Tabla en Excel con mucho estilo
Para crear una tabla en Excel con estilo, debes dirigirte al comando de Tabla que está ubicado en la ficha de Insertar. De esta manera podrás elaborar una tabla con un estilo predeterminado. No obstante, también puedes crear tu tabla de Excel con un estilo de tu selección. Para ello debes utilizar un botón de comando distinto.
De igual forma debes seccionar una celda de los datos y dirigirte seguidamente a la ficha de Inicio. Una vez que estés dentro del grupo de Estilos, tendrás que seleccionar la opción de Dar formato como tabla. De esta manera se abrirá un menú con los estilos disponibles de tablas que puedes elegir.
Cuando hayas escogido el estilo para tu tabla de Excel, se abrirá un cuadro de diálogo que se llama Dar formato como tabla. Este cuadro te mostrará el rango de datos que Excel detectó, luego haces clic en el botón de Aceptar. Al hacer esto, habrás culminado la creación de tu tabla en Excel con el estilo de tu elección.
Si deseas cambiar el estilo de tu tabla, solo debes seleccionar cualquiera de las celdas. Luego debes dirigirte a la ficha de Herramientas de tabla-Diseño. Cuando accedas al grupo seccionas la opción de Estilos de tabla y escoger uno diferente. Así mismo, si deseas eliminar el estilo sin afectar la funcionalidad de la tabla, debes ir a la opción de Herramientas de tabla-Diseño. Luego abrir el menú de la sección de Estilo de tabla y pulsar la opción de Borrar.
Asigna un nombre a tu tabla en Excel
Las tablas creadas en Excel son un elemento esencial y primordial que puede ser utilizado e identificado en un libro de Excel. Por lo tanto, cuando elaboramos una tabla en Excel es necesario e importante asignarle un nombre. De esta forma podremos localizar nuestra tabla posteriormente.
En este sentido, Excel le asignará un nombre predeterminado a la tabla como Tabla1, Tabla2, Tabla3. Por lo tanto, para conocer las tablas que están contenidas en el libro se debe hacer clic en la ficha que está ubicada en el cuadro de nombres. Este cuadro de nombres está situado a la izquierda de la barra de Fórmulas.
Excel nos brinda otra forma sencilla de saber el nombre de las tablas contenidas en el libro. Para conocer el nombre de la tabla solo debemos seleccionar la opción de la ficha de Formulas- Administrador de nombres. Una vez que hagamos clic, se mostrará un cuadro de dialogo que contendrá una lista de rangos nombrados. Así mismo, este cuadro contendrá también las tablas existentes en nuestro libro.
Cuando ubicamos el cuadro de diálogo Administrador de nombres, podremos tener más información acerca de las tablas que están en nuestro libro. En este sentido, podremos ver sus nombres y los rangos de datos. Estos rangos de datos son a los cuales hace referencia cada una de las tablas. Cuando seleccionamos alguna de las tablas y pulsamos la opción de Editar, será posible editar el nombre de la tabla. De esta manera podremos colocar un nombre de nuestra elección.
Ahora bien, asignarle un nombre a nuestra tabla de Excel es de suma importancia. Esto se debe a que de esta manera será posible crear una referencia hacia las tablas desde nuestras fórmulas. Para ello podemos utilizar un tipo de referencia especial conocida como referencias estructuradas. Así mismo, si queremos manejar nuestra tabla desde el código VBA, podemos hacerlo utilizando el nombre de la misma.
