Con frecuencia tenemos que hacer documentos en Word con el mismo formato pero con distinto contenido. Por ejemplo, formularios, facturas, cartas, correos electrónicos, que normalmente deben llevar un mismo patrón. Y nos resulta un poco agotador tener que estar constantemente rehaciendo el documento ¿cierto?
Para estos casos la mejor opción es automatizar esta tarea creando plantillas en Word que podamos fácilmente reutilizar. ¿No sabes cómo? Es muy sencillo, quédate con nosotros y te guiamos paso a paso en el proceso.
¿Por qué hacer una plantilla en Word?
Hacer una plantilla en Word conviene mucho ya que a partir de ellas podemos crear nuevos documentos que contengan todos los elementos que hayamos incorporado a nuestra plantilla modelo, bien sea textos, imágenes, márgenes, estilos, etc.
Es una manera mucho más ágil de trabajar ya que podemos abrirla y cambiar el contenido informativo tantas veces como queramos. Además, cada vez que editemos una nueva plantilla, esta se guardará como un documento nuevo, como un tipo de archivo estándar de Word.
Por tanto, las plantillas resultan muy útiles para personas que necesiten crear varios documentos respetando un mismo estilo. Como por ejemplo, empleados de una empresa en donde se suelen usar un mismo formato institucional para cualquier documento. O estudiantes que necesiten realizar distintos trabajos con un estilo en particular. O incluso, para nuestras redes sociales.
Ahora sí, ¡Hagamos nuestra plantilla en Word!
Para iniciar tu plantilla, debes empezar creando un documento con todos los elementos que desees que esta lleve. Este es tu momento para que puedas crear a tu gusto, o siguiendo las características que te hayan solicitado para la misma.
Para esto es sencillo: abre un documento Word en blanco y comienza a añadir los elementos que desees. Una vez hayas terminado de crear tu plantilla, podrás guardarla para utilizarla las veces que desees. Para esto, haz clic en la pestaña Archivos, luego elige la opción Guardar como, colócale un nombre a tu plantilla y selecciona el tipo de archivo, en este caso plantilla de Word.
Finalmente, cliquea sobre la opción Guardar y listo, de manera automática se guardará dentro de la carpeta de plantillas personalizadas de Office. Si deseas cambiar esta ubicación donde Word automáticamente guarda todas plantillas, solo deberás ir a Opciones de Archivo, luego a Guardar y seleccionar la carpeta donde quieres ubicar tus plantillas personales.
Te recomendamos crear una carpeta especial en tu ordenador solo para guardar tus plantillas, esta manera, siempre que necesites editar alguna o agregarle algún elemento, podrás ubicarlas fácilmente. Ya solo deberás abrir el archivo en Word, realizarles los cambios pertinentes y volver a guardarla.
¿Cómo usar una plantilla en Word?
Si te ha parecido que crear hacer un plantilla en Word desde cero es fácil, usarlas es mucho más. Para crear un documento nuevo con la plantilla de modelo que ya has creado, solo deberás hacer clic en Archivo, luego en Nuevo y posteriormente en la opción Personalizado para seleccionar la plantilla que desees. Ten en cuenta que si estás usando la versión 2013 de Office es posible que la opción aparezca como Personal, en lugar de personalizado.
De igual forma, si has creado tu plantilla de Word en otras versiones anteriores de Office, no tendrás problemas en utilizarlas en la versión 2013 y 2016. Solo deberás moverlas a la carpeta de plantillas personalizadas para que la herramienta las pueda ubicar. En este caso, para mover las plantillas deberás usar la opción Arreglar.
Las actualizaciones de versiones Office hasta ahora han sido muchas y es probable que quieras utilizar en estas nuevas versiones alguna plantilla creada en una versión más antigua. No te preocupes ¡No hay problema para hacerlo! Lo único que tendrás que hacer es trasladar tu plantilla a la carpeta de plantillas personalizadas de la nueva versión de Office y listo, podrás comenzar a usarla.
¿Qué elementos debería llegar una plantilla de Word?
El momento de la creación de nuestras plantillas es crucial, recuerda que lo que estarás haciendo es un modelo que te servirá para agilizar tus tareas de trabajo o estudios. Por lo que es conveniente que las mismas estén bien elaboradas y completas.
Para ayudarte, te dejamos algunos elementos importantes a los que prestarles atención cuando estés haciendo tu plantilla en Word y donde encontrarlos:
Elementos que encontrarás en la opción Diseño de página:
– Orientación
– Márgenes
– Tamaño de papel
– Color de páginas
– Bordes
– Espaciados
– Sangrías
Elementos que encontrarás en la opción Insertar:
– Número de página
– Encabezado
– Elementos rápidos
– Pie de página
Elementos que encontrarás en la opción Inicio > Párrafo.
– Alineación de texto
– Interlineados
NOTA: ES TODA LA INFORMACION QUE ENCONTRE SIN HACER RELLENO.
